SISTEMAS CONTABLES EMPRESARIALES SICOEM SAS (en adelante ICONTA), en aplicación de la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal, informa que los datos recopilados a través de formularios, tanto físicos como electrónicos, se almacenan en ficheros automatizados con el propósito de mantener la relación comercial y el desempeño de tareas de información, formación, asesoramiento y otras actividades propias del giro del negocio. Estos datos únicamente serán cedidos a aquellas entidades necesarias o relacionadas comercialmente con ICONTA, con el único fin de dar cumplimiento con las finalidades expuestas en el presente documento.

De conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en concordancia con la normativa relacionada o vinculante, esta política explica las circunstancias en que ICONTA recopila, almacena, utiliza y transfiere datos personales, así como los procedimientos y derechos que usted, como titular de los datos, tiene respecto al uso de la información suministrada y la protección de la misma.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

ICONTA, con domicilio en la Av. 6 De Diciembre E10 20 y Calle Portugal Edificio Zyra, Piso 4, Oficina #407, Quito 170505, Ecuador, correo electrónico protecciondedatos@iconta.ec y teléfono de contacto +593 2-401-6138

DEFINICIONES

Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.

Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta que al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que se comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.

Vulneración de la seguridad de los datos personales: Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos personales.

ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES:

Al: (i) acceder y/o permanecer en el sitio web de la compañía https://www.iconta.com.ec/; (ii) iniciar una relación jurídica de cualquier otra índole y haber emitido su autorización para el tratamiento de sus datos personales, usted manifiesta su consentimiento y acepta los términos de esta política. Le solicitamos revisar periódicamente esta política, toda vez que, por razones de la regulación existente o necesidades de negocio, la misma podrá estar sujeta a modificaciones o enmiendas en cualquier momento.

DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE SE RECOLECTA:

Cuando se navega a través de nuestra página web los servidores almacenan información necesaria para el funcionamiento adecuado de la misma, como la dirección IP pública y el dominio desde el que se obtiene el acceso, la fecha, país y la hora de la visita. Además, ciertas funcionalidades de nuestra página web exigen que facilite información adicional a través del correspondiente formulario.

El titular acepta que expresamente otorga su consentimiento libre, expreso, previo, informado e inequívoco para que ICONTA trate los siguientes datos conforme a esta política: datos identificativos (p.ej. su nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono. etc.). De igual forma, acepta que suministrará sus datos completos, exactos y vigentes. Salvo que expresamente se indique lo contrario, todos los campos recogidos en el formulario serán obligatorios, por lo que la falta de información impedirá la tramitación de su solicitud.

Toda la información obtenida por ICONTA se tratará en forma confidencial.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR ICONTA:

ICONTA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, transfiere, y bloquea Datos Personales correspondiente a clientes, colaboradores, directivos, socios estratégicos y todas aquellas personas que tengan cualquier tipo de relación comercial o contractual con ICONTA, para los siguientes propósitos o finalidades:

Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales:

● Utilizar los datos personales para gestionar y ejecutar el contrato de servicios de firma y facturación electrónica. Esto incluye la preparación, negociación y cumplimiento de los términos del contrato.

● Uso de los datos personales para elaboración de facturas, ordenes de servicio, gestiones de cobro, liquidaciones y débitos bancarios en razón de los servicios indicados.

● Utilizar los datos para ofrecer soporte técnico y asistencial, resolver dudas, atender reclamaciones o brindar asistencia en el uso de la firma y facturación electrónica.

● Analizar los datos para mejorar la calidad de los servicios ofrecidos, incluyendo la optimización de las interfaces de usuario y la experiencia del cliente.

● Cumplir con las obligaciones legales aplicables, como las normativas fiscales y comerciales, incluyendo la retención de documentos necesarios para auditorías o inspecciones.

● Proteger los sistemas de información y datos contra amenazas de seguridad, incluyendo la prevención de fraude y la gestión de incidentes de seguridad.

● Enviar información y comunicaciones sobre actualizaciones de servicios, noticias, eventos o promociones.

● Realizar análisis estadísticos o de mercado para entender mejor las necesidades y preferencias de los usuarios y mejorar los productos y servicios, así como ceder sus datos personales a otras empresas con fines comerciales y fines de investigación científica y/o estadística.

● Compartir datos con terceros cuando sea necesario para la prestación del servicio, como proveedores, entidades bancarias para procesos de pago, o con autoridades en caso de requerimientos legales.

● Llevar a cabo procedimientos de anonimización y seudonimización de sus datos personales

● Tomar contacto con los Titulares del derecho para actualización y verificación de datos personales, captación de nuevos clientes, información de productos y servicios, llamadas de bienvenida a nuevos clientes y renovaciones de contratos.

● El perfilamiento de los datos personales se utilizará con los siguientes propósitos: (i) Personalización de la experiencia del usuario en la plataforma o sitio web; (ii) Ofrecimiento de productos y servicios adaptados a los intereses y necesidades específicas de los clientes; (iii) Envío de recomendaciones y promociones personalizadas; (iv) análisis de mercado y estudios estadísticos con el objetivo de mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

En todos los casos, la información recopilada por ICONTA podrá ser utilizada no solamente para los fines inherentes a la ejecución de los contratos y uso de los productos, sino además para distintos usos que pueda dar la empresa, lo que podrá incluir programas de mejora de la experiencia del usuario, u otros similares.

ICONTA adoptará las medidas físicas, técnicas y tecnológicas necesarias para garantizar la conservación, seguridad y confidencialidad adecuadas de sus datos personales.

BASE LEGITIMADORA:

Las bases jurídicas para la recopilación y uso de sus datos personales son:

● Interés legítimo;
● Consentimiento;
● La necesidad de tratamiento a efectos de cumplimiento legal y reglamentario;

INFORMACIÓN SOBRE COOKIES Y DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO Y/O RECUPERACIÓN:

El sitio web recaba información estándar de registro, incluyendo su dirección IP pública, tipo de navegador, idioma, país y tiempos de acceso.

Para garantizar una administración eficiente de este sitio web y facilitar una mejor experiencia de navegación, nosotros o nuestros proveedores de servicios podemos utilizar cookies u otros dispositivos de almacenamiento y/o recuperación de datos para recabar datos agregados.

Para información adicional sobre como utilizamos cookies y otras tecnologías de seguimiento; así como, sobre cómo controlarlas, puede revisar nuestra POLÍTICA DE COOKIES.

PLAZO DE CONSERVACIÓN:

Los datos serán almacenados únicamente durante el período de tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades descritas en la presente política de protección de datos personales, hasta por un plazo máximo de 5 años de manera digital o conforme lo establezca la legislación vigente. Luego de este período los datos serán eliminados.

TRANSFERENCIAS Y COMUNICACIONES DE DATOS PERSONALES:

Los datos pueden ser transferidos a organizaciones a nivel nacional o internacional (flujo transfronterizo) relacionadas y/o asociadas con ICONTA, para gestionar adecuadamente los servicios y productos solicitados, así como las demás gestiones que deriven posteriormente, relacionadas con las finalidades indicadas en los apartados anteriores, extendiendo para ello una autorización expresa para su uso. ICONTA garantiza un nivel adecuado de protección de datos personales de sus socios, clientes, colaboradores y directivos para dichas transferencias, de acuerdo a una protección equiparable a lo previsto por la ley o por los estándares internacionales en la materia.

El titular comprende y acepta que ICONTA podrá compartir su información personal y aquella relacionada con su calidad de usuario de productos con personas naturales o jurídicas en los siguientes ámbitos:
a. En cumplimiento de una orden judicial o administrativa emitida por una autoridad competente relacionada con sus datos personales, ICONTA procederá de acuerdo con lo previsto en la Regulación sobre el particular.
b. Con proveedores, abogados, digitadores, firmas de asistencia y call centers; y, en general, con terceros con quienes ICONTA sostiene relaciones jurídicas y/o comerciales relativas al servicio de firma y facturación electrónica, y a los servicios que se desprenden del mismo y a otros productos y servicios relacionados con su objeto social.
c. Entidades, corporaciones y/o call centers con las cuales ICONTA tenga alianzas o convenios comerciales, para el desarrollo, promoción y/o comercialización de productos y servicios.
d. Con otros proveedores de productos y servicios que ICONTA considere pertinentes para mejorar las condiciones de sus servicios o la experiencia de sus clientes.
e. Con servicios de datacenter y/o de servidores físicos o virtuales para almacenamiento remoto de datos.
ICONTA exigirá a terceros que transfieran sus datos personales el cumplimiento de estándares adecuados de confidencialidad, protección y seguridad de los mismos. Especialmente cuando dichos terceros se encuentren en países que no cuenten con una legislación de protección de datos personales adecuada conforme los estándares establecidos en nuestra jurisdicción.

SEGURIDAD:

Este sitio web cuenta con medidas de seguridad para proteger la información personal proporcionada por sus visitantes contra accesos no autorizados, divulgación, revelación, destrucción o uso indebido.

DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN, ELIMINACIÓN, SUSPENSIÓN Y OPOSICIÓN:

El titular de datos personales tiene derecho de solicitar a ICONTA el acceso, rectificación y actualización; eliminación, suspensión y oposición de datos personales. Algunos de estos derechos se aplicarán en circunstancias específicas:

Acceso: usted tiene derecho a preguntarnos si estamos procesando sus datos y, en caso afirmativo, solicitar el acceso a sus datos personales. Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y cierta otra información al respecto.

Rectificación: usted tiene derecho a solicitar que se corrijan todos los datos personales incompletos o inexactos que tengamos sobre usted.

Actualización: usted tiene derecho a solicitar que se actualicen todos los datos personales no vigentes que tengamos sobre usted.

Eliminación: usted tiene derecho a pedirnos que suprimamos sus datos personales cuando:

1. El tratamiento no cumple con los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales;
2. El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad;
3. Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados;
4. Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales;
5. El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales;
6. Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o,
7. Existencia de obligación legal.

Existen ciertas excepciones en las que podemos rechazar una solicitud de eliminación, por ejemplo, cuando los datos personales son necesarios para el cumplimiento de la ley o en relación con reclamaciones.

Suspensión: usted tiene derecho a solicitar la suspensión del tratamiento cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

1. Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos.
2. El tratamiento sea ilícito y el titular se oponga a la suspensión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso.
3. El responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el titular los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Existen ciertas excepciones en las que podemos rechazar una solicitud de suspensión, por ejemplo, cuando los datos personales son necesarios para el cumplimiento de la ley o en relación con reclamaciones.

Oposición: usted tiene derecho oponerse al tratamiento de datos personales cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:

1. No se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley.
2. Si el tratamiento de datos personales tiene por objeto la mercadotecnia directa; el interesado tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles; en cuyo caso los datos personales dejarán de ser tratados con dichos fines.
3. Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, previsto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario.
Existen ciertas excepciones en las que podemos rechazar una solicitud de oposición, por ejemplo, cuando los datos personales son necesarios para el cumplimiento de la ley o en relación con reclamaciones.

DERECHO DE PORTABILIDAD:

Usted tiene derecho a solicitar al responsable la entrega de sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características, y/o transmitirlos a otros responsables.

Para el ejercicio del derecho de portabilidad es necesario dirigir la solicitud al correo electrónico de contacto del responsable de tratamiento, contenido en la presente política, en donde se especifique qué datos requiere recibir y/o transferir, así como el destino, el formato y las características para su ejercicio.

VALORACIONES AUTOMATIZADAS Y EL DERECHO A NO SER OBJETO DE UNA DECISIÓN BASADA ÚNICAMENTE O PARCIALMENTE A VALORACIONES AUTOMATIZADAS:

Con los datos recopilados a través de nuestro sitio web no se realizan valoraciones automatizadas.

Se reconoce el derecho a no ser sometido a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales. Su ejercicio faculta al titular a:

1. Solicitar al responsable del tratamiento una explicación motivada sobre la decisión tomada por el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
2. Presentar observaciones.
3. Solicitar los criterios de valoración sobre el programa automatizado.
4. Solicitar al responsable información sobre los tipos de datos utilizados y la fuente de la cual han sido obtenidos los mismos.
5. Impugnar la decisión ante el responsable o encargado de tratamiento.

Existen ciertas excepciones en las que podemos rechazar una solicitud a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas, por ejemplo, cuando los datos personales son necesarios para el cumplimiento de la ley o en relación con reclamaciones.

Para el ejercicio del derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas es necesario dirigir una solicitud al correo electrónico de contacto del responsable de tratamiento, contenido en la presente política.

CONSECUENCIAS DE LA ENTREGA DE DATOS O DE LA NEGATIVA DE HACERLO:

La entrega de datos permitirá cumplir con las finalidades descritas en los apartados anteriores de la presente política. En caso de que exista una negativa por parte del titular para suministrar no podremos ponernos en contacto para presentación de nuestros productos y servicios, y en general para cumplir con las finalidades del tratamiento.

REVOCATORIA DE CONSENTIMIENTO:

Usted puede solicitar en cualquier momento que dejemos de tratar sus datos personales. Para hacerlo es necesario que nos notifique a través de correo electrónico a la dirección establecida en la presente política.

ENLACES A SITIOS WEB DE TERCEROS:

Nuestro sitio web, publicidad, actualizaciones y cualquier comunicación puede contener enlaces hacia o desde los sitios web, aplicaciones u otras tecnologías de terceros. Los datos personales que el titular proporciona a través de estos no están sujetos a está política de protección de datos personales y su tratamiento por parte de terceros no es nuestra responsabilidad.

En caso de que el titular siga un enlace a cualquier sitio web de un tercero, es necesario que tenga en cuenta que estos sitios web tienen sus propias políticas de protección de datos personales que establecen qué tipo de información recopila y la forma en que la gestiona al visitar sitios web, aplicaciones u otras tecnologías administradas por terceros.

PROCESO Y FORMULARIO PARA HACER EFECTIVOS LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN Y Y ACTUALIZACIÓN, ELIMINACIÓN Y OPOSICIÓN:

Para el ejercicio de los derechos previamente descritos, es necesario que se envíe el formulario correspondiente al correo electrónico protecciondedatos@iconta.ec.

En caso de necesitar más información sobre la forma en que se traten sus datos personales, contáctenos a través de nuestra información de contacto contemplada en la presente política.

REDES SOCIALES:

Los canales de Instagram, Twitter, Facebook, Linkedin y Youtube que tenga ICONTA, tienen un fin estrictamente informativo y divulgativo. No constituyen canales válidos para la presentación de denuncias, reclamos o consultas jurídicas en relación con la protección de datos personales, que deben ser planteados a través del correo electrónico protecciondedatos@iconta.ec y cumpliendo los requisitos establecidos en la normativa aplicable.

Las respuestas ofrecidas a través de los canales de ICONTA son de carácter orientativo. ICONTA se reserva el derecho a responder individualmente a los mensajes o comentarios contenidos a través de esta vía.

Los contenidos gráficos, de audio y/o video compartidos en los canales son de titularidad de ICONTA y están protegidos por la legislación correspondiente a propiedad intelectual. Como parte de las publicaciones se pueden incluir páginas web de terceros que se consideren de interés. ICONTA no asume la responsabilidad del contenido de las mencionadas páginas.

CAMBIOS A NUESTRA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

Podremos modificar o enmendar esta Política de Datos Personales cuando sea necesario, informando de ello en nuestro sitio web. Cuando se realicen cambios, se actualizará la fecha de revisión, y esa modificación enmienda estará vigente a partir de la fecha de actualización. Por esta razón, sugerimos que revise de manera periódica la presente política, con el fin de mantenerse informado respecto de los mecanismos de protección implementados por ICONTA.

Fecha de publicación: 5 de junio 2024